Background check: co to je, jak funguje a jaká máte práva jako uchazeč

Co je background check?

Background check je proces ověřování informací o uchazeči o zaměstnání. Organizace kontroluje, zda kandidát skutečně je tím, za koho se vydává, a prověřuje pravdivost údajů z CV a pohovoru. Zajímá ji především vzdělání, pracovní historii a případný trestní rejstřík.

Jednodušeji řečeno:

• firma si ověřuje, jestli jste v životopise nelhali,
• jestli máte opravdu ten diplom z VŠE,
• jestli jste skutečně předtím pracovali u Googlu
• a jestli nemáte záznam v rejstříku trestů.

Background check se dá do češtiny přeložit jako "kontrola serióznosti" či ve volnějším překladu jako "ověření spolehlivosti". V praxi se setkáte s různými názvy:

• Background check (nejčastější, hlavně v mezinárodních firmách)
• Background screening nebo pre-employment screening
• Prověrka uchazečů
• KYE (Know Your Employee) – proces podobný KYC v bankách

Proč se background check dělá?

Podle průzkumu poradenské společnosti The Risk Advisory Group provedeného na vzorku 5 000 životopisů jsou nesrovnalosti v CV běžným jevem. Lidé přikrášlují své zkušenosti, přidávají si tituly, které nemají, nebo úplně zamlčují neúspěšná zaměstnání.

S rozšířením práce z domova po pandemii covidu začali čeští zaměstnavatelé přistupovat k náboru obezřetněji. Hybridní formy spolupráce a globalizovaný trh talentů přinesly stejné výzvy, kterým čelí firmy v zahraničí.

Co se při background checku kontroluje?

Existuje několik úrovní background checkingu, který se postupně rozšiřuje podle toho, co zaměstnavatel vyžaduje. Důkladný background check není běžnou praxí v každé firmě. Zatímco ve startupech a tech firmách na běžné pozice jde většinou jen o ověření vzdělání a pracovní historie, komplexní prověrky jsou standardem v regulovaných odvětvích (bankovnictví, energetika), u vedoucích pozic nebo ve státních institucích. Rozsah kontroly závisí na citlivosti pozice. Pojďme se podívat na jednotlivé úrovně.

1. Základní úroveň screeningu

Identita a doklady uchazeče. Je uchazeč tím, kým se prezentuje? Má platné doklady, pracovní vízum či povolení k pobytu?

Ano, i v Česku se stává, že se někdo vydává za jinou osobu nebo používá padělané doklady. Zní to neuvěřitelně, ale v době online pohovorů a remote práce je to reálné riziko.

Co se ověřuje:

• Jméno, příjmení, rodné číslo
• Platnost občanského průkazu nebo pasu
• Pracovní vízum nebo povolení k pobytu (u cizinců)

2. Vzdělání a certifikace

Padělané vysokoškolské diplomy, certifikáty či odborné zkoušky… Internet jich je plný, stačí si vybrat. Pamatujete na kauzu s "turbo studenty" z Právnické fakulty v Plzni? Právě proto firmy ověřují vzdělání přímo na školách.

Co se ověřuje:

• Tituly (Bc., Mgr., Ing., Ph.D.)
• Vysokoškolské diplomy
• Odborné certifikace (IT certifikáty, jazykové zkoušky)
• Profesní licence

3. Profesní reference a pracovní historie

Background check odhalí případné zveličení nebo naopak úmyslné zamlčení neúspěšných spoluprací. Třeba když si "natáhnete" jednu pozici, abyste zakryli několikaměsíční zaměstnání ve zkušební době, které jste radši vypustili z CV.

Co se ověřuje:

• Předchozí zaměstnavatelé a pozice
• Délka zaměstnání (od-do)
• Pracovní reference od bývalých šéfů
• Důvody ukončení pracovního poměru

4. Sankční seznamy a watchlisty

Základní úroveň ověřuje, jestli nejste na watchlistech (v Česku se jedná o osoby, které se dostaly na nějaký seznam zájmových subjektů, např. Interpol) a sankčních seznamech (vydávají je ministerstva financí nebo Evropská komise).

Co se ověřuje:

• Rejstřík trestů
• Databáze hledaných osob
• Sankční seznamy EU a OSN
• Bodový systém na řidičském (pro řidiče)

5. Bezdlužnost a exekuce

Finanční tíseň může vést k nepoctivému jednání, což je faktor, který zaměstnavatelé v citlivých pozicích zvažují. To neznamená, že exekuce automaticky diskvalifikuje kandidáta. Pokud se ale ucházíte o pozici pokladního v bance nebo správce firemních financí a máte desítky exekucí, zaměstnavatel to bude chtít vědět.

Co se ověřuje:

• Exekuce a insolvence
• Dluhy u zdravotní pojišťovny a finančního úřadu
• Platební morálka

6. Živnosti a podnikání

Může být podnikání uchazeče rizikem pro zaměstnavatele? Dobré vědět, než jej pustíte ke svému know-how. Pokud se ucházíte o práci a současně vlastníte firmu ve stejném oboru, zaměstnavatel to legitimně zajímá. Může jít o střet zájmů.

Co se ověřuje:

• Živnostenské listy
• Vlastnictví firem
• IČO a provozované obory

7. Pokročilé screeningy (pro management)

Nejvyšší úroveň se pak týká jen jednoho, maximálně dvou finalistů pohovoru. Týká se především top managementu.

U vyšších pozic může prověrka zahrnovat:

• Mediální monitoring a reputační rizika (zejména v PR a u tiskových mluvčích)
• Ověření majetkových poměrů
• Kontrola účasti v dozorčích radách
• Reference z širšího okolí (ne jen práce)

Jak background check probíhá v praxi?

Krok 1: Informování kandidáta

Zaměstnavatel musí uchazeče informovat, že plánuje udělat background check. Kandidát se tak předem dozví, jaké osobní údaje a za jakým účelem bude potenciální zaměstnavatel zpracovávat.

Obvykle zaměstnavatel rozesílá formulář nebo email s informacemi:

• Co přesně se bude ověřovat
• Proč to firma dělá
• Jak dlouho budou údaje uchovávat
• Jaká má uchazeč práva

Krok 2: Souhlas (někdy)

Pokud chce zaměstnavatel zjišťovat informace o kandidátovi od jeho současného nebo bývalého zaměstnavatele, nebo uchovávat údaje neúspěšných uchazečů pro budoucí pracovní nabídky, potřebuje jejich svobodný, informovaný, konkrétní a jednoznačný souhlas.

Kdy je souhlas uchazeče nutný:

• Reference od současného zaměstnavatele
• Uchovávání osobních údajů pro budoucí nabídky
• Některé specifické kontroly

Kdy souhlas není potřeba:

• Ověření vzdělání
• Kontrola rejstříku trestů (pokud to pozice vyžaduje)
• Základní ověření identity

Krok 3: Samotná prověrka

Zaměstnavatelé často využívají externí specializované společnosti, které se na background check zaměřují. Tyto firmy mají přístup k ověřeným databázím, znají legislativní požadavky a dokážou prověrku provést rychle a v souladu se zákonem.

Jak dlouho background check trvá:

• Základní screening: 1–3 dny
• Standardní screening: 5–7 dní
• Pokročilý screening: 2–3 týdny

Krok 4: Výsledky

Zaměstnavatel obdrží zprávu s výsledky prověrky. Pokud se něco neshoduje s údaji v životopise, měl by dát kandidátovi možnost se k nesrovnalostem vyjádřit. Může existovat legitimní vysvětlení, proč byly některé informace uvedeny jinak nebo vůbec chybí.

Background check a GDPR

Velká obava mnoha personalistů zní: "Můžeme to vůbec dělat? Není to porušení GDPR?"

Po uchazečích zaměstnavatel může vyžadovat jen ty údaje, které bezprostředně souvisí s uzavřením pracovní smlouvy.

Zaměstnavatel NESMÍ požadovat informace o:

• Sexuální orientaci
• Rasovém nebo etnickém původu
• Členství v odborech nebo politických stranách
• Náboženství
• Těhotenství (jen s výjimkami)

Zaměstnavatel MŮŽE ověřovat:

• Vzdělání a kvalifikaci
• Pracovní historii
• Trestní bezúhonnost (pokud to vyžaduje pozice)
• Platnost dokladů

Oprávněný zájem vs. souhlas

Pro zpracování osobních údajů v rámci background checku je nejčastěji využíván oprávněný zájem, tedy nejširší právní základ podle GDPR. To znamená, že zaměstnavatel může provádět prověrku i bez explicitního souhlasu kandidáta, pokud má oprávněný zájem (například ochranu firmy před riziky).

Oprávněný zájem však musí být vždy posuzován individuálně, s ohledem na konkrétní pracovní pozici, účel zpracování a rozsah kontrolovaných údajů. Například výpis z rejstříku trestů je legitimní požadavek pro pozici pokladního v bance, ale ne pro juniorního copywritera.

Co když odmítnete background check?

Ačkoli je souhlas s background checkem formálně dobrovolný, realita bývá jiná. Pokud kandidát prověrku odmítne, firma ho s velkou pravděpodobností nevezme. Je to její právo stejně jako právo kandidáta odmítnout.

Klíčové zásady, které musí zaměstnavatel dodržet:

• Předem informovat kandidáta o rozsahu prověrky
• Nepožadovat nepřiměřené údaje
• Mít oprávněný důvod pro kontrolu

Kdy se background check dělá nejčastěji?

Regulované obory

V některých odvětvích je background check povinný nebo silně doporučený ze zákona:

• Bankovnictví a finance (vyžaduje Česká národní banka)
• Pojišťovnictví
• Zdravotnictví
• Školství
• Bezpečnostní služby
• Call centra s citlivými daty

Mezinárodní korporace

Velké nadnárodní společnosti jako Google, Microsoft nebo IBM považují background check za standard a často ho vyžadují i od svých dodavatelů.

Pozice s citlivými daty

Background check je běžný u rolí s přístupem k osobním údajům zákazníků, firemnímu know-how, finančním informacím nebo zdrojovému kódu.

Startupy a tech firmy

I české startupy background check stále častěji využívají, zejména když rostou, najímají vzdálené zaměstnance, pracují s mezinárodními klienty nebo mají investory a certifikace (ISO 27001).

Jak se připravit na background check?

1. Buďte upřímní v životopise

Background check ověřuje fakta, ne dojmy. Jakákoliv nesrovnalost se odhalí. Nejlepší strategie je být upřímný. Nezkrášlovat zkušenosti, neuvádět tituly, které nemáte, a nevymýšlet si zaměstnání. Vše lze ověřit.

2. Slaďte si data

Je důležité mít konzistentní údaje v životopise i na LinkedInu. I drobné rozdíly mohou vyvolat pochybnosti. Například když váš životopis uvádí práci ve firmě X od 2020 do 2023, ale na LinkedInu máte uvedeno jen do roku  2022. I když může jít o pouhou nepozornost, působí to nedůvěryhodně.

3. Připravte si vysvětlení

Pokud máte v životopise nějaké mezery nebo komplikace, připravte si na to upřímné vysvětlení:

• "V tomhle období jsem se staral o nemocného rodiče."
• "Tady jsem zkusil podnikání, ale nevyšlo to."
• "Firma zkrachovala po třech měsících."

4. Předem upozorněte své reference

Pokud uvádíte reference, dejte lidem vědět. Zavolejte bývalému šéfovi a nastiňte mu situaci: "Ahoj, hlásím se do nové práce a uvedl jsem tě jako referenci, může ti volat HR z firmy XY."

Co když firma najde něco negativního?

Právo na vysvětlení

Pokud zaměstnavatel při background checku najde nesrovnalosti, měl by kandidátovi umožnit vyjádření. Důvody mohou být legitimní:

• Překlep v datu v životopise
• Subjektivní hodnocení bývalého zaměstnavatele
• Oprávněné vysvětlení zdánlivé anomálie

Právo na opravu

Kandidát má právo požádat o opravu nesprávných údajů, které o něm firma zpracovává. Zaměstnavatel by měl mít jasná pravidla pro vyřizování žádostí podle GDPR.

Stížnost na ÚOOÚ

Pokud má kandidát podezření, že firma porušila GDPR, například požadovala nepřiměřené údaje nebo je nedostatečně zabezpečila, může podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Jak provádět background check z pohledu zaměstnavatele

1. Definujte účel

Pro každou pozici jasně stanovte, co je potřeba ověřit a proč. Zodpovězte si otázku: "Jaký konkrétní důvod mě vede k prověřování této pozice?"

2. Vytvořte balanční test

Pro využití oprávněného zájmu je nutné zpracovat balanční test. V rámci něj posoudíte, zda zájem zaměstnavatele skutečně převažuje nad zájmy kandidáta na ochraně osobních údajů. Dokumentujte, proč je screening přiměřený.

3. Informujte kandidáty

Uchazeči musí být transparentně informováni v souladu s GDPR. Vytvořte jasný informační dokument o rozsahu a účelu prověrky.

4. Veďte dokumentaci

Připravte si kompletní dokumentaci: balanční test, interní směrnici pro nábor a screening, záznamy o činnostech zpracování a případné smlouvy se zpracovateli.

Budoucnost background checku v ČR

Novela zákona o kybernetické bezpečnosti rozšířila povinnost provádět background check z 400 subjektů na zhruba 6 000. Týká se poskytovatelů kritické infrastruktury ve zdravotnictví, vodohospodářství, dopravě a energetice. Prověřování kandidátů se tak v Česku stává běžnou praxí daleko za hranicemi finančního a technologického sektoru.

Shrnutí

Background check se v Česku stává normou i mimo finanční sektor. Pro kandidáty to znamená nutnost být v CV upřímní a mít srovnané údaje, pro zaměstnavatele povinnost respektovat GDPR a přiměřenost kontrol. Jde o oboustranně prospěšný proces:

• Firmy minimalizují rizika
• Kandidáti prokazují důvěryhodnost

Hledáte práci ve firmě, která k vám bude přistupovat transparentně? Podívejte se na aktuální nabídky na StartupJobs. Najdete tu startupy a tech firmy, které jasně komunikují, co od kandidátů očekávají a jak probíhá náborový proces.

FAQ

Co je background check?

Background check je proces ověřování informací o uchazeči o zaměstnání. Zaměstnavatel kontroluje, zda kandidát skutečně je tím, za koho se vydává, a prověřuje pravdivost údajů z životopisu a pohovoru.

Co zahrnuje background check?

Background check zahrnuje ověření totožnosti a platnosti dokladů, kontrolu vzdělání a certifikací, pracovní historii a reference od bývalých zaměstnavatelů. U citlivých pozic může zahrnovat také výpis z rejstříku trestů, kontrolu exekucí, sankční seznamy nebo ověření živností a podnikatelské činnosti.

Proč se dělá background check?

Background check pomáhá zaměstnavatelům minimalizovat rizika spojená s náborovým procesem. Průzkumy ukazují, že nesrovnalosti v životopisech jsou běžné. Lidé přikrášlují zkušenosti, uvádějí tituly, které nemají, nebo zamlčují neúspěšná zaměstnání. S rozšířením práce z domova a vzdálených týmů se prověřování stalo standardní součástí náborového procesu.