Office & HR Support Manager 🚀

Baví tě office management, organizace, lidé a HR administrativa? Máš rád/a, když věci fungují, kancelář má řád a tým se může spolehnout, že praktické věci někdo drží pevně v ruce?

Hledáme Office & HR Support Managerku nebo Managera, který/á se postará o každodenní chod našeho nového officu v Praze Karlíně a zároveň bude praktickou podporou HR týmu. Nehledáme klasickou recepční. Návštěv k nám nechodí mnoho a nejde o práci, kde celý den sedíš na recepci. Hledáme člověka, který si vezme office, interní organizaci a základní HR podporu jako vlastní oblast.

Budeš člověk, na kterého se tým může obrátit, když potřebuje vyřešit praktickou věc v kanceláři, naplánovat pohovor, připravit nástup nového kolegy, zorganizovat meeting, objednat vybavení, vyřešit dodavatele nebo pomoct s interní akcí.

Kdo jsme?

Jsme MK Lůžkoviny. Česká rodinná firma, která vznikla v roce 2017 z malého e-shopu a velkého nadšení pro kvalitní bytový textil. Od prvního dne rosteme s jasnou vizí: přinášet do českých domácností krásu, pohodlí a funkčnost za férovou cenu.

Dnes máme za sebou více než 400 milionů v ročním obratu a míříme dál k hranici půl miliardy. Za naším příběhem stojí poctivá práce, důraz na kvalitu, originalita a silné rodinné zázemí.

Teď se posouváme dál i interně. Otevíráme nový office v Praze Karlíně a chceme, aby naše kancelářské zázemí, HR podpora a interní organizace odpovídaly tomu, kam jako firma rosteme.

Co tě u nás čeká?

Budeš mít na starosti každodenní fungování kanceláře v Praze Karlíně. Postaráš se o to, aby byl office čistý, vybavený, příjemný a připravený pro tým, schůzky, kandidáty i návštěvy.

Budeš řešit kancelářské zásoby, kuchyňku, občerstvení, kávu, vodu, kancelářské vybavení, drobné opravy, servis, úklidovou firmu, komunikaci s pronajímatelem a další provozní věci, které jsou pro fungování týmu důležité.

Vedle office managementu budeš podporovat HR tým hlavně v náborové administrativě. Budeš komunikovat s kandidáty, plánovat pohovory, pracovat s náborovou agendou v Asaně a koordinovat praktické věci kolem nástupů nových lidí.

Součástí role bude také administrativní podpora vedení, správa kalendářů, rezervace schůzek, organizace služebních cest, zápisy ze schůzek a řešení praktických požadavků, které pomáhají firmě fungovat rychleji a přehledněji.

Důležitou částí bude i people support a interní akce. Budeš pomáhat s organizací all-hands meetingů, teambuildingů, narozenin, výročí, firemních rituálů, merche a dárků pro zaměstnance, partnery nebo návštěvy.

Co bude tvoje hlavní odpovědnost?

• Každodenní fungování nového officu v Praze Karlíně.

• Správa kancelářských zásob, vybavení, kuchyňky, občerstvení a provozních potřeb.

• Komunikace s dodavateli, úklidovou firmou, servisem a pronajímatelem.

• Řešení drobných oprav, provozních požadavků a zlepšování kancelářského prostředí.

• Správa přístupových karet, klíčů, techniky a základní evidence vybavení.

• Práce s office rozpočtem a schvalování menších nákupů podle domluvených pravidel.

• Zpracování faktur od office a HR dodavatelů a jejich předávání ke zpracování.

• Obsluha pošty, kurýrů, office e-mailu a firemního telefonu.

• Příprava zasedacích místností, občerstvení a praktického zázemí pro meetingy.

• Administrativní a organizační podpora vedení.

• Správa kalendářů vedení, rezervace schůzek, cest, hotelů, dopravy nebo restaurací.

• Tvorba zápisů ze schůzek, pokud bude potřeba.

• Podpora HR týmu při náboru a komunikaci s kandidáty.

• Plánování pohovorů a práce s náborovou agendou v Asaně.

• Koordinace praktické přípravy nových kolegů před nástupem.

• Zajištění notebooku, přístupů, pracovního místa a základního vybavení pro nováčka.

• Organizace prvního dne nového zaměstnance z praktického pohledu.

• Sběr podpisů k HR dokumentům a archivace HR podkladů.

• Evidence dovolených a absencí.

• Organizace firemních akcí, all-hands meetingů, teambuildingů a týmových rituálů.

• Správa firemního merche a dárků pro zaměstnance, partnery nebo návštěvy.

• Sběr zpětné vazby od lidí na fungování kanceláře.

• Navrhování zlepšení v oblasti office provozu, interní organizace a people supportu.

• Základní správa firemních aut.

Koho hledáme?

• Máš zkušenost s office managementem.

• Máš zkušenost s HR administrativou nebo HR podporou.

• Jsi silný/á v organizaci, plánování a dotahování věcí do konce.

• Máš rád/a pořádek, systém a jasně nastavené fungování.

• Nevadí ti být hands-on a řešit každodenní operativu.

• Umíš komunikovat s kolegy, vedením, kandidáty, návštěvami i dodavateli.

• Umíš pracovat s Google Workspace, kalendáři, dokumenty a tabulkami.

• Asana a Slack jsou pro tebe výhodou, případně se je rychle naučíš.

• Jsi samostatný/á, pečlivý/á, spolehlivý/á a proaktivní.

• Máš příjemné a reprezentativní vystupování.

• Umíš fungovat v prostředí, kde se někdy mění priority a je potřeba rychle reagovat.

• Vyhovuje ti práce z kanceláře v Praze Karlíně.

• Vyhovuje ti úvazek 4 dny v týdnu, pondělí až čtvrtek.

Co je velkou výhodou?

• Zkušenost z e-commerce.

• Zkušenost z rychle rostoucí firmy.

• Zkušenost s náborovou administrativou.

• Zkušenost s organizací firemních akcí, teambuildingů nebo interních setkání.

• Komunikativní angličtina.

• Řidičský průkaz

Jaký člověk k nám zapadne?

• Bude se ti u nás líbit, pokud máš rád/a pořádek, organizaci, lidi a praktické fungování firmy. Pokud tě baví být v centru dění, ale nepotřebuješ být hlavní tváří firmy. Pokud vidíš, že něco nefunguje, a místo čekání navrhneš řešení.

• Hledáme člověka, který je lidský, důsledný, samostatný a má přirozený tah na branku. Někoho, kdo dokáže spojit příjemnou komunikaci s provozní disciplínou. Někoho, kdo se nezalekne operativy, ale zároveň umí přemýšlet nad tím, jak věci zjednodušit a nastavit lépe.

Co ti nabízíme?

• Smysluplnou roli s přímým dopadem na každodenní fungování firmy.

• Možnost být u nastavování nového officu v Praze Karlíně.

• Prostor dát office managementu, HR podpoře a interní organizaci jasný systém.

• Stabilní zázemí české rodinné firmy, která roste.

• Blízkou spolupráci s HR týmem a vedením firmy.

• Velký prostor pro vlastní iniciativu, zlepšování procesů a praktické nápady.

• Práci na 4 dny v týdnu, pondělí až čtvrtek.

• Přátelské pracovní prostředí v našich kancelářích v Praze Karlíně.

• Dog-friendly prostředí.

• Zaměstnanecké slevy na naše produkty.

• Nástup možný ihned nebo dohodou.

Pokud tě tahle role zaujala a chceš být u toho, když budujeme nové zázemí pro rostoucí e-commerce firmu, pošli nám svůj životopis a krátce napiš, proč tě baví kombinace office managementu a HR podpory.

Těšíme se na tebe!