Onboarding a vše, co o něm potřebujete vědět (+ praktický checklist)

V tomto článku se podíváme na:

• význam a definici onboardingu,
• jak má vypadat funkční onboarding proces,
• proč onboarding zaměstnanců začíná už v náboru,
• praktický onboarding checklist,
• a detailně rozebereme buddy program, který patří k nejefektivnějším nástrojům adaptace.

Článek vychází ze zkušeností HR praxe ve startupech, scale-upech i větších firmách a je určený především pro HR specialisty, People Ops a foundery.

Chcete jít víc do hloubky?

Tento článek vychází z HR podcastu StartupTalk, kde o onboardingu, prvním dni nováčků a buddy programu mluví zkušená HR manažerka Miri Zajíčková:

Onboarding: co to je a jaký má význam?

Onboarding je proces systematického začlenění nového zaměstnance do firmy, jeho role, týmu a firemní kultury. Samotné slovo „onboarding“ vychází ze slovního spojení „welcome on board“, neboli „vítejte na palubě“. 

Nejde jen o administrativu nebo první pracovní den. Onboarding zahrnuje celé období od přijetí nabídky až do chvíle, kdy je člověk samostatný, zorientovaný a produktivní.

Význam onboardingu v praxi

Dobře nastavený onboarding:

• zkracuje dobu adaptace (time-to-productivity),
• snižuje fluktuaci v prvních měsících,
• zvyšuje spokojenost a angažovanost,
• posiluje employer brand.

Naopak špatný onboarding často vede k frustraci, pocitu chaosu a v krajním případě k odchodu ještě ve zkušební době. A to je pro firmu nejen reputačně, ale i finančně velmi nákladné.

Onboarding zaměstnanců začíná už v náboru

Častá chyba firem je představa, že onboarding začíná prvním pracovním dnem. Ve skutečnosti ale onboarding proces začíná už během náboru.

Právě v náboru se:

• nastavují očekávání,
• buduje vztah mezi firmou a kandidátem,
• formuje představa o kultuře a stylu spolupráce.

Pokud je nábor chaotický, netransparentní nebo slibuje něco, co realita nenaplní, onboarding už to většinou „nezachrání“.

Jak má vypadat efektivní onboarding proces?

Funkční onboarding proces by měl mít jasnou strukturu a trvat minimálně první 2-3 měsíce. Z jakých částí se skládá a co by měl obsahovat?

1️⃣ Preboarding (od přijetí nabídky do nástupu)

Na co v rámci preboardingu nezapomenout?

• uvítací e-mail a základní informace,
• podpis smluv ideálně před nástupem,
• informace o prvním dni (čas, místo, oběd),
• příprava přístupů, hardware, pracovního místa,
• interní oznámení týmu o novém kolegovi.

Cíl: snížit nejistotu a stres ještě před nástupem.

2️⃣ První den

První den by měl být hlavně o přijetí a orientaci, ne o zahlcení informacemi. Na co během něj nezapomenout?

• osobní přivítání,
• seznámení s HR a team leaderem,
• představení firmy, vize a hodnot,
• základní plán prvního týdne,
• oběd s týmem nebo leaderem.

Cíl: aby měl nový člověk pocit, že je vítaný a očekávaný.

3️⃣ První týdny a měsíce

Na co byste měli myslet v rámci prvních měsíců?

• nastavit si jasné milníky (např. 30–60–90 dní),
• pravidelné check-iny,
• zpětná vazba oběma směry,
• podpora v orientaci v procesech a vztazích.

A právě tady hraje zásadní roli buddy program.

Buddy program jako klíčová součást onboardingu

Buddy program znamená, že má nově nastupující zaměstnanec přiděleného kolegu, tzv. buddyho, který mu pomáhá s adaptací.

Nejde o formálního nadřízeného ani HR. Buddy je „bezpečný kontakt“, na kterého se nováček může obrátit s každodenními otázkami.

Proč je buddy program tak důležitý?

• Nováček se snáz ptá kolegy než manažera.
• Zrychluje orientaci v nepsaných pravidlech.
• Snižuje frustraci a pocit izolace.
• Ulevuje leaderům i HR.

Typické otázky, které buddy řeší:

• „Jak si tady beru dovolenou?“
• „Kde se loguje čas?“
• „Na koho se obrátit s fakturami?“
• „Jak funguje home office?“

Bez buddyho se tyto otázky často hromadí, nebo zůstávají nezodpovězené.

Tématu buddy programu a výběru správného buddyho se detailně věnujeme i v HR podcastu StartupTalk s Miri Zajíčkovou, kde zaznívají konkrétní příklady z praxe.

Jak vybrat správného buddyho

Buddy by neměl být vybraný náhodně. Ideální buddy:

• je ve firmě spokojený,
• firmu a procesy dobře zná,
• je komunikativní a otevřený,
• je na podobné úrovni seniority jako nováček.

Naopak špatnou volbou je:

• nespokojený zaměstnanec,
• někdo, kdo sám zvažuje odchod,
• člověk bez času nebo chuti pomáhat.

Buddy ≠ manažer

Důležité je rozlišovat role:

• Manažer řeší výkon, cíle a očekávání.
• Buddy řeší orientaci, každodenní fungování a vztahy.

Tyto role se doplňují, ale neměly by se míchat.

Praktický onboarding checklist

Nejste si jistí, zda máte pro nového kolegu vše připravené? Projděte si náš praktický onboarding checklist a zjistěte, co vám do jeho nástupu ještě chybí.

Před nástupem

• ☐ Podepsané smlouvy
• ☐ Připravený hardware a přístupy
• ☐ Informovaný tým
• ☐ Naplánovaný první den
• ☐ Přidělený buddy

První den

• ☐ Přivítání HR
• ☐ Setkání s leaderem
• ☐ Představení týmu
• ☐ Oběd s kolegy
• ☐ Seznámení s buddy programem

První měsíc

• ☐ Pravidelné check-iny
• ☐ Zpětná vazba
• ☐ Kontrola spokojenosti
• ☐ Vyhodnocení adaptace (např. při konci zkušební doby)

Jak měřit úspěšnost onboardingu?

Onboarding proces možná zní jako „soft“ téma, ale přitom je snadno měřitelný. Mezi osvědčené metriky, jak onboarding měřit, patří:

• fluktuace zaměstnanců v prvních 6 měsících,
• pravidelné check-upy (např. po 2 týdnech a po měsíci),
• krátké dotazníky se škálou spokojenosti (např. ankety na Slacku),
• kvalitativní zpětná vazba.

Strukturovaný sběr dat umožňuje onboarding dlouhodobě zlepšovat.

Onboarding software: pomůže, ale nenahradí proces

Možná hledáte, jak si s onboardingem trochu „ulehčit práci“ a poohlížíte se po onboarding softwaru. Ten vám může pomoci:

• hlídat checklisty,
• automatizovat administrativu,
• sjednotit proces napříč firmou.

Sám o sobě ale onboarding nevyřeší. Klíčové jsou vždy:

• jasná struktura,
• lidský přístup
• a zapojení HR, leaderů a buddyho.

Shrnutí

Onboarding není jednorázová aktivita, ale strategický proces, který výrazně ovlivňuje úspěch nových zaměstnanců i celé firmy.

Firmy, které:

• berou onboarding vážně,
• mají jasný onboarding proces,
• a systematicky pracují s buddy programem,

mají vyšší šanci na spokojené, loajální a rychle produktivní týmy.

FAQ – nejčastější otázky k onboardingu

Co je onboarding?

Onboarding je proces systematického začlenění nového zaměstnance do firmy, jeho role, týmu a firemní kultury. Nejde jen o první pracovní den, ale o celé adaptační období.

Jak dlouho by měl onboarding trvat?

Onboarding trvá zpravidla několik měsíců, minimálně 30 až 90 dní, v závislosti na složitosti role, senioritě a velikosti firmy.

Kdo má onboarding ve firmě na starosti?

Ideálně jde o sdílenou odpovědnost HR oddělení a přímého nadřízeného. Významnou roli může hrát také buddy program.

Je onboarding důležitý i pro malé firmy?

Ano. I malé firmy a startupy benefitují z jasně nastaveného onboarding procesu, protože snižuje chaos, zrychluje adaptaci a šetří čas týmu.

Co je buddy program?

Buddy program je součást onboardingu, kdy má nový zaměstnanec přiděleného kolegu (buddyho), který mu pomáhá s orientací, procesy a každodenním fungováním ve firmě.

Jak poznám, že onboarding funguje?

Funkční onboarding poznáte podle nižší fluktuace v prvních měsících, rychlejší adaptace nováčků a pozitivní zpětné vazby během pravidelných check-inů.