První kroky nováčka ve firmě
První dny a týdny nováčka ve firmě zpravidla rozhodují o tom, jak bude probíhat celá následná spolupráce. Adaptaci nováčka je proto třeba nepodcenit. Nechat nového kolegu bezprizorně rozkoukávat během zkušební doby se nevyplácí, mnohem lepší je přistoupit k adaptaci aktivně a usnadnit nováčkovi rozjezd hned první den. Jak na to?
Jak udělat nástupní den efektivní a příjemný zároveň?
To, co dělá zážitky silnými, jsou emoce. Ty negativní vzbuzovat samozřejmě nechceme, ale zapracovat na těch pozitivních, se při nástupu vyplácí. Co funguje?
- Když si nováčka na recepci vyzvedne místo HRisty jeho team leader nebo vlastník firmy.
- Když jsou přístupy a HW připraveny dříve, než si o ně řekne.
- Když první mail, který dostane, není pozvánka do systémů, ale přivítání.
- Když dostane na stůl před nástupem osobní přivítání s nějakou vtipnou návazností na pohovor nebo společnou konverzaci.
- Když má na stole připravené kancelářské potřeby.
- Cokoliv vtipného, osobního, co vychází z firemní kultury a zájmu o kandidáta.
Adaptační plán na první týdny. Jak na něj?
K adaptaci nováčka je vhodné přistupovat systematicky. Rozjezd může novému kolegovi usnadnit plán adaptace, a to například ve formě strukturovaného dokumentu, díky kterému si ujasní, co a jak by měl po svém nástupu udělat, kdo mu s tím pomůže a také kdy.
Forma adaptačního plánu by měla být jednoduchá a strukturovaná, její obsah zase flexibilní. Dokument by měl jasně vyzdvihovat priority a být v souladu s obsazovanou rolí, zároveň by ale měl umožňovat úkoly flexibilně měnit, případně přidávat v závislosti na konkrétní pozici. Template plánu adaptace najdete tady.
Obecně lze říci, že by mělo jít o jasný návod, kterým se může nováček v prvních týdnech ve firmě řídit. Cílem adaptačního plánu je, aby se nový kolega co nejdříve úspěšně vžil do své nové pracovní role a zapadl do týmu i firemní struktury. Od toho se odvíjí také členění plánu adaptace - nejčastěji na obecnou a konkrétní část.
Obecná část je společná pro všechny nováčky a obsahuje věci, kterými by měl po nástupu projít každý. Tak třeba:
- Zákonné věci a administrativu – sem patří třeba pracovní smlouva a další dokumenty, předání a informace k vstupní kartě, klíče, pracovní a případně provozní řád, vstupní školení BOZP/PO a informace k testům, praktické informace k dovolené, pracovní době, lékaři, ....
- Seznámení se s kolegy a prostory, projití organizační struktury nebo jiného informačního zdroje o lidech a jejich rolích.
- Převzetí HW, mobilu apod., obecné informace o HW/SW/síti, heslo k počítači, nastavení patičky e-mailu, sdílení kalendáře apod.
- Informace o tom, jak to chodí ve firmě – porady, zdroje informací, týmy, knihovna, rozvoj apod.
- Seznámení s firemní kulturou, hodnotami, posláním a vizí, aktuálními a dlouhodobými firemními cíli, s produkty a s prostředím, kde firma působí (konkurence, asociace, trendy,...).
Konkrétní část adaptačního plánu, která se váže k dané pozici, se logicky liší dle zaměření pracovní role. Slouží k bližšímu seznámení nováčka s pracovní rolí. Obsahuje proto:
- hlavní odpovědnosti a aktivity, kterými je bude naplňovat,
- používané nástroje,
- výstupy/vstupy,
- s kým nejčastěji bude spolupracovat.
Čím dalším zlepšit adaptaci? Využijte mentora!
Způsobů, kterými ulehčit adaptaci, je více. Kromě načtení podkladů funguje nejlépe, když má nováček po nástupu k dispozici mentora (team leadera nebo jiného seniora z týmu), který:
- Spolu s nováčkem doplní časování a priority adaptačního plánu. Nováček sám nejlépe ví, s čím už se někdy setkal, mentor má zase interní zkušenosti a představu, co je v roli prioritní.
- Se bude s nováčkem pravidelně scházet a bavit o tom, jak co z plánu šlo, na co se podívat více, co skřípe a s čím potřebuje pomoct (i mimo plán).
- Ukáže nováčkovi, jak provádět konkrétní věci, bude mu dělat "dozor" a dávat feedback.
Kromě mentora doporučujeme nováčka propojit také s dalšími team leadery. Především s těmi, na jejichž týmy role nováčka procesně navazuje. Nováček díky tomu získá kontext, dříve zapadne do týmu a rozšíří si počet lidí, kteří mu v případě potřeby mohou poradit.
Jak dlouho by měla adaptace trvat?
Délka adaptace je u každého nováčka různá. Odvíjí se od jeho schopnosti se učit i od obtížnosti a komplexnosti jeho nové pracovní role.
Pro zjednodušení se délka adaptace často udává jako shodná se zkušební dobou. Jak ale napovídá název, účelem zkušební doby je něco trochu jiného: měla by sloužit k tomu, aby si obě strany ověřily, že se při výběru rozhodly správně.
Zatímco délka zkušební doby a některé její parametry jsou dané zákonem (např. maximální délka jsou 3 měsíce, pro vedoucí zaměstnance 6 měsíců, nesmí také přesáhnout polovinu celkové délky pracovního poměru, musí být sjednána písemně nejpozději v den nástupu a nelze ji dodatečně prodlužovat apod.), délka procesu adaptace zákonem upravená není, a její nastavení tak závisí zcela na vás a na nováčkovi. Je jasné, že čím náročnější pozice a složitější procesy, tím déle bude adaptace trvat.
Při adaptaci musíte mít na paměti, že schopnost učit se nové věci, navazovat nové vztahy a pohybovat se v novém prostředí je u každého jiná. Někdo je "projektový" typ, rychlý v rozhodování i v navazování nových kontaktů, a do procesu se dostane během pár týdnů, jinému to trvá déle, zato ale může do firemní struktury proniknout hlouběji.
Skoro celý první rok je zpravidla hlavně o vzájemném poznávání, postupném odhalování potenciálu a přizpůsobování se pracovní roli. Pokud vše klapne a přizpůsobíte nováčkovi adaptaci na míru, v druhém roce už by měl pracovat naplno a využívat pro svou roli své silné stránky.
Jasná pravidla adaptace a konkrétní plán na první dny a týdny nováčka ve firmě urychlí jeho začlenění do týmu a v dlouhodobém horizontu zlepší celou následnou spolupráci.
Co byste v rámci adaptace naopak měli nechat čistě jen na nováčkovi? A jak zjistíte, zda adaptace proběhla úspěšně? Právě na to se zaměříme v příštím díle HR Manuálu.
Už pracujeme na dalších dílech s tématy:
- Měření účinnosti HR
- Jak vybírat ty nejlepší?
- Jak efektivně a fér odměňovat?
- Co je potřeba vědět o lidech, abych je mohl/a vést?
Až bude další díl, pošleme vám ho e-mailem