Předvýběr kandidátů: koho pozvat na pohovor?
Díky minulému dílu HR Manuálu jste si jasně definovali, koho do týmu potřebujete a určili jste si kritéria výběru - tedy vlastnosti a schopnosti, které od budoucího kolegy očekáváte. Pokud jste už taky sepsali pracovní inzerát a zveřejnili ho v těch správných kanálech, při troše štěstí už k vám dorazily CV a motivační dopisy prvních uchazečů. A možná už vám dokonce přišlo tolik reakcí, že si mezi nimi jen horko těžko udržujete alespoň nějaký přehled.
Jak si mezi kandidáty udělat pořádek a určit si, koho z nich pozvat na osobní pohovor?
Věnujte zvýšenou pozornost takzvanému předvýběru. Vyhnete se tak hodinám a hodinám pohovorů, které nikam nevedou, a ušetříte čas a námahu sobě i uchazečům.
K čemu slouží předvýběr?
Životopis a motivační dopis o kandidátech prozradí mnohé, většinou ale nezodpoví všechny otázky, které se s inzerovanou pracovní pozicí pojí. Často je také třeba informace ze CV popsat podrobněji a porozumět, čím se k dané pozici váží.
K tomu mohou skvěle posloužit osobní interview, bez vyfiltrování relevantních kandidátů na pozici byste s nimi ale strávili zbytečně moc času. A co víc, pravděpodobně byste už na začátku pohovoru s několika kandidáty zjistili, že se na pozici nehodí. Díky předvýběru se této situaci vyhnete.
Ve fázi předvýběru budete moci zhodnotit kandidáty a jejich relevantnost, porovnat je mezi sebou, ověřit jejich zkušenosti, seznámit se s jejich vyjadřováním i některými názorovými postoji a osobnostními rysy. Navíc díky předvýběru získáte také podněty pro osobní pohovor s uchazeči, kteří vašim “sítem” projdou.
Podle jakých kritérií se v předvýběru řídit?
Možností pro předvýběr kandidátů je mnoho a každý personalista se řídí trochu odlišnými kritérii. O kandidátovi získáte alespoň základní obrázek, když se podíváte na:
- Profily na sociálních sítích kandidáta: Dle toho, co a jak uchazeč sdílí, můžete odhadnout, co je pro něj důležité, čím se zabývá ve volném čase, jak moc je orientován na ostatní, jaký je jeho komunikační styl a úroveň vyjadřování, do jaké míry se zajímá o veřejné dění, o co se zajímá a tak dále.
- CV nebo pracovní profil např. na LinkedIn: Kromě zkušeností můžete ze CV nebo LinkedIn profilu vyčíst, jestli uchazeč přemýšlí strukturovaně a pochopitelně, jestli je věcný, zda používá už tisíckrát použitá klišé, jakou má jeho kariéra logiku a vývoj, jak moc je stálý nebo zda se nebojí zkoušet nové věci.
- Průvodní text e-mailu: Často řekne o osobnosti uchazeče více než jeho CV, odráží se v něm "proč". Zjistíte důvody, proč k vám chce uchazeč nastoupit, proč ho láká právě vámi inzerovaná pozice, jestli svou žádost přizpůsobil speciální vaší firmě, nebo jde o univerzální text apod.
- Telefonát s uchazečem: Pokud si u kandidáta něčím opravdu nejste jisti, ale vidíte v něm skutečný potenciál, telefonní kontakt je na místě. Například v případě, že uchazeč bydlí 150 kilometrů od kanceláře a je potřeba, aby pracoval z kanceláře. Nebo máte-li pochybnosti o úrovni pozice, kdy se např. team leader call centra hlásí po pěti letech zkušeností na vyšší pozici znovu na operátora. V takovém případě je nejlepší zavolat a na pochybnost se přímo zeptat. Ušetříte tím čas sobě i kandidátovi. Díky telefonátu někdy naopak zabráníte odmítnutí skvělého uchazeče tím, že si necháte vysvětlit na první pohled nelogickou motivaci.
- Úkol vypracovaný uchazečem: Pokud obsazujete pozici, na kterou lze očekávat velké množství zájemců, můžete kandidáty už přímo v inzerátu požádat o vypracování úkolu. Jednak díky tomu odfiltrujete kandidáty, kteří o pozici nemají až tak vážný zájem, druhak se díky vypracovaným úkolům dozvíte, jak konkrétní uchazeči přemýšlí a pracují.
Je třeba mít na paměti, že každé z kritérií předvýběru má své výhody a nevýhody, a proto na něj není možné spoléhat jako na stoprocentní metodu k nalezení perfektního kolegy. Předvýběr na dálku závisí na úsudku, který si uděláte na základě dostupných informací o kandidátovi, a je proto ještě větším odhadem než interview a jiné face-to-face výběrové metody. Přesto ale platí, že předvýběr náborový proces značně ulehčuje.
Jak si udržet pořádek mezi uchazeči?
Hlásí se na vaši pozici velký počet kandidátů a ztrácíte přehled o tom, komu už jste odpověděli, kdo poslal vypracovaný úkol a koho už jste z výběrového řízení vyřadili? Udělejte si mezi kandidáty pořádek:
Větší pracovní portály nebo agentury nabízejí k administraci uchazečů aplikace, přes které můžete s uchazeči komunikovat, vidíte vaši společnou historii, můžete sdílet, komentovat a různě měnit status uchazeče (dle pozice, fáze výběru, vhodnosti atd.) s dalšími lidmi zahrnutými ve výběru.
Na StartupJobs si můžete například nastavit jednotlivá náborová kola, dle libosti mezi nimi kandidáty přesouvat, a mít tak jasno, jak si který kandidát ve výběrovém řízení stojí. Náborová kola si můžete pojmenovat podle sebe - např. jako - nový - zaslán úkol - telefonát - pozván na pohovor - přijat/zamítnut, aby vám nábor vyhovoval co nejvíce.
Ve výběrech, na kterých se podílíte vy spolu s 1-2 kolegy (v menší firmě typicky founder, HR, team leader) potřebujete:
- Mít pořádek v komunikaci (mít uloženo, co jsme si s uchazečem řekli a kdy).
- Vědět, jestli uchazeč postoupil do další fáze, nebo jsme se rozhodli, že není vhodný (a mít uloženo proč).
- Mít pořádek v inzerci a kanálech, kde komunikujeme volnou pozici (aktuální informace a včas inzerci stáhnout), podporovat ty kanály, které fungují nejlépe.
Ve většině případů vám během výběrového řízení stačí e-mail a v něm kategorie nazvaná např. "název pozice + datum otevření", pod ní položky "vhodní" a "zamítnutí":
- Pod "názvem pozice" můžete mít uchazeče, se kterými jste již v kontaktu (a splňují předběžné podmínky, takže jste je rovnou neodmítli), ale ještě jste je neviděli na vlastním výběru.
- Pod "vhodní" si můžete dávat uchazeče, kteří prošli výběrem, ale ještě nedostali nabídku k práci.
- Pod "zamítnutí" přirozeně ty, kteří vás během výběru nepřesvědčili.
Pokud se na výběrovém řízení podílí více lidí, obsazujete více stejných pozic, výběr trvá déle nebo máte velké množství uchazečů z různých zdrojů, je dobré mít jednoduchou sdílenou tabulku, kterou pravidelně aktualizujte. Ta by měla obsahovat minimálně:
- název obsazované pozice,
- jména uchazečů,
- link na LinkedIn profil,
- zdroj (odkud jsou),
- poslední aktivitu s nimi + datum a související poslední komunikaci,
- další krok.
Systém a strukturovaný přístup k náboru vám práci s kandidáty značně usnadní a v celkovém měřítku urychlí nalezení nového kolegy.
V příštím díle HR Manuálu se společně podíváme na to, jak se připravit na pohovor s kandidáty.
Už pracujeme na dalších dílech s tématy:
- Měření účinnosti HR
- Jak vybírat ty nejlepší?
- Jak efektivně a fér odměňovat?
- Co je potřeba vědět o lidech, abych je mohl/a vést?
Až bude další díl, pošleme vám ho e-mailem