Byrokracie není jen všemi nenáviděné papírování a úředničina. Původem je to pojem vystihující styl vlády či správy s jasně definovanými rolemi, postupy a pravidly. Rozhodně ji nelze a priori považovat za zlo. Díky definovaným procesům a baterii pravidel mohou hladce fungovat gigantické korporace, které by se jinak topily v chaosu, ale když to přeroste firmě přes hlavu, je načase bojovat.
S nesmyslnými postupy a mučivým vyplňováním nepochopitelných formulářů se setkáte hlavně v korporacích. Jasně definované business procesy a promakaný systém alokování zdrojů a využívání komunikačních kanálů bez toho fungovat prakticky nemůže. Občas se tento nešvar objeví i u startupů - obvykle kvůli snaze vyjít vstříc korporátním klientům.
Je jedno, jestli jste zaměstnanec, ředitel nebo majitel firmy - pokud dosáhne úroveň byrokracie kritické hranice, musíte vyrazit do boje. Vždyť papírování už položilo nejednu firmu a otrávilo život milionům lidí. Pojďme se podívat na několik typických scénářů.
Manažer narcis vždy shromažďuje moc
Občas narazíte na vedoucího, který má výrazné narcistické sklony. Prohlížení se v zrcadle a trocha samochvály je u úspěšných manažerů častá a leckdy dokonce vyžadovaná, tam není ke znepokojení důvod. Začněte bubnovat do boje ve chvíli, kdy vedoucí nezvládá udržet své ego na uzdě - má pocit, že všechna rozhodnutí musí jít přes něho a svazuje vám ruce, protože si je jistý, že jste neschopný břídil. To vám ostatně sám poví, jakmile ho upozorníte, že daná záležitost nespadá do jeho kompetence. Bránit se moc nemůžete, váš problém nadřízení vašeho šéfa budou zlehčovat a další hádku na poradě byste mohli odnést výpovědí.
Řešení: Sebestřednost musí být vykořeněna firmou
Tuto situaci sám zaměstnanec nevyřeší. Ve firmě musí být nastaven mechanismus, kdy jsou srážky ega řešeny nezávislou osobou, i kdyby to měl být sám CEO. Extrémní narcismus u samotného CEO bude potřeba řešit sofistikovaněji - zapojit se mohou majitelé nebo významný investor. Každopádně neponaučitelný narcis ve vedení společnosti musí být co nejrychleji odstraněn, jinak pomalu paralyzuje rozhodovací schopnosti firmy a otráví vztahy v kolektivu.
úpadek podnikavosti a snaha držet status quo
Podnikavost u firem s jejich rostoucím věkem klesá. Na začátku jsou všichni žraloci, mají nápady, drive a nebojí se riskovat. Jak ale firma roste, přibírají se zaměstnanci a rozšiřuje se portfolio, tak se její myšlení mění. Už se nikomu nechce riskovat, vymýšlet nové produkty a agresivně se cpát do neprozkoumaných vod. Lidé zpohodlní, zakladatelé zestárnou a odejdou.
Pak začíná boj o udržení statu quo. Manažeři dělají jako vždycky a neriskují, protože se nikdo nechce spálit. Prostě se jen dělá business, plní se nařízení, ale nikdo nevytváří nové příležitosti, začínají se ignorovat lidi a dopředu se derou finanční ukazatele. Každá změna s sebou nese masivní hromadu vícenákladů bez toho, že by šlo dohlédnout na konec důsledků a spočítat si návratnost. V tuto chvíli je firma náchylná k tomu, že její tržní podíl převezmou dravější firmy. Vzpomenete si třeba ještě na finskou Nokii? Obrovská společnost přehlédla přicházející revoluci a nenadále se propadla do zapomnění.
Řešení: Motivujte nové nápady a myslete pružně
Každý nový nápad musí být vítán. Obvykle nepřijdou s nápadem, který se stane pro firmu dojnou krávou, sami manažeři. Tyto podněty proudí buď od zákazníků nebo zaměstnanců, a u těch je firma musí sbírat a snažit se jim porozumět. Je také nutné se na firmu umět dívat jako na finanční portfolio - pokud jedna divize stagnuje a trh jeví známky úpadku, je řešením prodej či ukončení této sekce a vstup na nový trh. Žádná firma si nemůže dovolit luxus vyčkávání na místě, protože na trati je spousta dalších namotitvovaných závodníků.
Příliš vysoká / široká organizační struktura
Když se firma zhlédne ve vymýšlení nových směrnic, samolibě vychrlí kvanta nařízení o nejmenších banalitách a začne vypracovávat šíleně komplikovanou strukturu vedení, kdy každý vedoucí má několik sub-vedoucích a jedno oddělení se pere o pravomoci s jiným, vznikne ve firmě strašný chaos. Ten se ve finále projeví v tom, že každé oddělení bude chtít plnit svoje cíle, ale pro strom neuvidí les. Je dost možné, že každý krok bude precizně zvládnutý, ale nebude vůbec navazovat na předchozí.
Řešení: Nechte lidi nahlédnout do celého procesu
Organizační struktura by měla reflektovat business procesy. Nechte jedno oddělení zodpovídat za všechny kroky a hodnoťte ho podle splnění finálního cíle. V dnešní dynamické době orientované na zákazníka, je toto nejlepší strategií k úspěchu. Pokud není ekonomicky výhodné dělit specializovanou činnost shodnou pro více procesů, nechte zaměstnance rotovat, ať neztratí perspektivu a zůstanou orientovaní na zákazníka.
Neprůhlednost
Jako zaměstnanec nebo vedoucí často vůbec nerozumíte tomu, co se ve vaší práci děje. Vedení například řekne, že každý pátek podáte podrobný report o spotřebě papíru v kopírce. Absolutně netušíte proč, ale jste naštvaní, že to musíte dělat. Pak se stane, že váš šéf dá výpoveď několika lidem z vašeho týmu, aniž by to s vámi probral. A přijme pár jiných, o kterých také nic nevíte. Na pátek si chcete vzít jednu hodinu po obědě volno, abyste se stihli stavit u doktora pro předpis, a v docházkovém systému jste nuceni vzít si celý půlden, protože jiná možnost v kolonce prostě není.
Řešení: Ptejte se a berte to pozitivně
Ve velké korporaci je spousta pravidel špatně pochopitelných, ačkoli třeba mají svůj smysl. Pokud každou změnu a každou novou směrnici budete přijímat s averzí, budete se zbytečně frustrovat. Zkuste věci brát s nadhledem, prostě si říct, že to tak budete dělat. Ptejte se svého vedoucí na důvody, které za změnou nebo nařízením stojí, protože pochopit kontext je prvním krokem k dodržování pravidla. Můžete vysvětlit důvody, pro které máte s jeho dodržováním potíže, ale musíte je detailně specifikovat a navrhnout proveditelné řešení. Jedině pak máte šanci na úspěch.
Pokud už se bezhlavě rozhodnote pravidla ignorovat, buďte si maximálně jistí, že si svoje počínání zvládnete kdykoliv obhájit. I přesto, že vás pravidla v dané firmě neskutečně dusí a neexistuje zájem s tím něco dělat, neberte jako svou povinnost je ignorovat. V tu chvíli začněte spíše procházet nabídky práce.
Nedostatek pravomocí je k zbláznění
Občas se to povede tak, že chcete dělat svoji práci, ale pro samou byrokracii prostě nemůžete. Máte třeba na starosti support a zavolá vám zákazník, že na poslední faktuře mu byl účtován dvojnásobek domluvené částky. Jasně, mrknete na fakturu a má pravdu, je tam opravdu ta částka, kterou říká. Teď to už jen porovnat s údaji ze smlouvy, ale ty vašemu oddělení nejsou přístupné. Vyplníte žádost a pošlete to na obchodní. Zákazníkovi slíbíte, že se ozvete, ale ani po týdnu odpověď v ruce nemáte. Zkusíte urgovat, omlouvat se, ale nic s tím neuděláte. Pomalu propadáte frustraci a vzteku.
Řešení: Vysvětlujte všem na začátku
Byrokracie ztěžuje proklientský servis. Dávalo by smysl, aby firma vystupovala jako jeden sladěný celek, ale každé oddělení má svoje pravomoci a úkoly. Support se má starat o řešení problémů zákazníka, ale neexistuje důvod, proč by měl vidět do smluv. Vy si jako pracovník pomůžete tím, když zákazníkovi rovnou řeknete, jaké jsou vaše pravomoci a co budete muset předat jiné odpovědné osobě. Udělejte to na začátku, ať si nastavíte správná očekávání a zákazník přesně ví, na čem je. Na poradě můžete ještě navrhnout zrychlit komunikaci mezi odděleními.
Hlavu vzhůru, dá se s tím žít
Byrokracie je nutné zlo, kterému musíte nastavit jasné hranice. Bez pravidel a nařízení není v lidských silách vést velké podniky a vás nic neopravňuje k jejich porušování, i kdyby byla nejhloupější na světě. Je na místě se naučit byrokracii zvládat, možná ji dokonce brát pozitivně. A pro zatvrzelé volnomyšlenkáře vytrvale ignorující jakékoliv postupy doporučujeme práci ve startupech, tam vás za inovativní přístup a snahu myslet out-of-the-box možná ještě pochválí ;-)
Autor: MAV
